Schritt für Schritt zur Publikation auf opendata@uni-kiel

Schritt 0

Das Wichtigste vorweg:

Um problemlos zur Publikation zu kommen, nehmen Sie sich Zeit. Dann werden aufwändige nachträgliche Korrekturen vermieden und Ihre Forschungsergebnisse optimal präsentiert.

Schritt 1

Prüfen sie, ob opendata@uni-kiel das richtige Repositorium für Ihre Forschungsdaten ist:

Schritt 2

Klären Sie rechtliche Fragen:
  • Können die Daten aus juristischer Sicht veröffentlicht werden (Rechte Dritter, usw.)?
  • Wählen Sie eine unterstützte freie Lizenz aus, die geeignet ist
  • Stimmen alle Autorinnen / Autoren der Veröffentlichung der Daten unter diesen Bedingungen und mit Nennung ihrer Namen zu?

Falls Sie offene rechtliche Fragen haben, sollten Sie sich juristischen Rat von einer Fachfrau / einem Fachmann einholen. Das Team opendata@uni-kiel hat einen technischen Hintergrund und ist dazu nicht qualifiziert.

Schritt 3

Bereiten Sie Ihre Daten vor:
  • Führen Sie die typischen Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenqualität durch, wie in Ihrem Fachgebiet üblich
  • Falls Ihr Datensatz personenbezogene Daten noch lebender Menschen enthält, ist nun der Zeitpunkt diese zu löschen oder zu anonymisieren - es dürfen keine personenbezogenen Daten lebender Personen ins Repositorium eingestellt werden
  • Konvertieren Sie Ihre Daten in ein offenes Format, das zur Langzeitarchivierung geeignet ist (z.B. .csv statt .xlsx)
  • Falls Sie viele kleine Dateien veröffentlichen möchten, sollten Sie diese in einer einzelnen Archivdatei bündeln (verwenden Sie ein offenes Format, z.B. .zip)
  • Wenn Sie größere Dateien veröffentlichen möchten und diese durch Kompression signifikant verkleinert werden können, sollte auch hier mit einem offenen Archivformat komprimiert werden um Ressourcen zu schonen
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateinamen keine Sonderzeichen (außer - . _ Leerzeichen) enthalten, indem Sie sie umbenennen - Dateien in Archiven (z.B. Inhalte von .zip Dateien) sind von dieser Anforderung nicht betroffen
  • Falls Sie für Ihre Daten eine ausführlichere Dokumentation erstellen möchten, bietet sich das .pdf Format an, da dieses Format gut in das Repositorium eingebunden werden kann

Schritt 4

Anlegen eines Entwurfs im Repositorium:

Hinweis für Doktorandinnen / Doktoranden: Falls Ihr Rechenzentrums-Account nach Ihrem Ausscheiden aus der Universität mittlerweile abgelaufen ist, können Sie sich nicht mehr im Repositorium anmelden. In dem Fall, dass die Forschungsdaten zusammen mit Ihrer Dissertation an der CAU publiziert werden sollten, besteht dann ausnahmsweise die Möglichkeit, ein alternatives Publikationsverfahren zu verwenden. Verfahren Sie dafür wie in diesem Formular beschrieben.

Falls mehrere Autorinnen / Autoren beteiligt sind, sollten Sie eine geeignete Person für die Arbeit mit dem Repositorium bestimmen. Die Publikation wird an dieses Nutzerkonto gebunden sein und Rückfragen des technischen Personals gehen an dessen Mailadresse. Vielleicht macht es auch Sinn, im Vorfeld mit allen Autorinnen / Autoren abzusprechen, welche Werte bei den Metadaten später eingetragen werden. Sie können sich dabei z.B. an der Ausfüllhilfe orientieren.

  • Suchen Sie einen Desktop-Rechner oder ein Notebook auf - wir raten von der Benutzung mobiler Endgeräte (Handy, Tablet) für das Anlegen von Publikationen ab
  • Öffnen Sie die Webseite des Forschungsdatenrepositoriums in Ihrem Webbrowser und klicken Sie auf Forschungsdaten Veröffentlichen (eventuell müssen Sie sich danach mit Ihrer RZ-Kennung anmelden)
  • Falls Sie die neueste Version der Nutzungsbedingungen noch nicht akzeptiert haben, werden diese nun angezeigt - lesen Sie diese aufmerksam und setzen Sie unter dem Text ein Häkchen, sofern Sie zustimmen
  • Füllen Sie nun die Metadaten der Publikation in der Eingabemaske unter Verwendung der Ausfüllhilfe aus (es gibt nur wenige Pflichtfelder) - mit einem Klick auf Speichern wird der Entwurf erstellt
  • Sie sehen nun eine Vorschau Ihrer Publikation, wie sie die ganze Welt nach der Veröffentlichung sehen würde (noch ist sie aber privat)
  • Falls Sie noch Änderungen an den Metadaten vornehmen möchten, klicken Sie auf Dokument bearbeiten rechts oben, um zurück zur Metadaten-Eingabemaske zu gelangen

Sie können bereits jetzt vor der Veröffentlichung den DOI sehen, den wir für Ihre Publikation registrieren würden. Er wird ihnen im rechten Bereich angezeigt. Sie können Ihren Entwurf in diesem nicht-öffentlichen, editierbaren Zustand ruhen lassen und innerhalb eines Jahres finalisieren. Die Veröffentlichung wird dann mit diesem DOI durchgeführt. Sie finden zu Ihrem Entwurf zurück, indem Sie nach der Anmeldung auf den Link Meine Publikationen klicken. Falls Sie sich später entschließen, diesen Entwurf doch nicht zu publizieren, löschen Sie ihn bitte über den Link Dokument löschen.

Schritt 5

Hochladen der Forschungsdaten:

Wir empfehlen für das Hochladen der Forschungsdaten, im kabelgebundenen LAN des CAU Campus zu arbeiten, da die Datentransfers dort schneller und störungsfreier als über das Internet sind. Das Hochladen großer Datenmengen über Mobilfunk oder eine häusliche DSL Leitung kann unter Umständen mehrere Stunden dauern.

  • Der Upload von Dateien mit Sonderzeichen im Namen (siehe oben) ist unterbunden, verwenden Sie daher einfache Dateinamen
  • Klicken Sie auf durchsuchen in dem grauen Dateifeld in der Mitte Ihrer Publikationsvorschau und selektieren Sie die zu veröffentlichende Datei
  • Alternativ können Sie auch mehrere Dateien auf einmal per Drag-and-Drop auf das graue Dateifeld ziehen (bitte laden Sie nur Dateien und keine Verzeichnisse auf diese Art hoch, da sonst Unterverzeichnisse auf dem Server angelegt werden)
  • Nun startet der Dateitransfer, dessen Fortschritt Sie im Fenster rechts unten verfolgen können
  • Warten Sie nach dem Ende des Transfers noch auf die Verarbeitung auf Serverseite ab, die einige Momente dauern kann - erst wenn das Fortschrittsfenster rechts unten ausgeblendet wird, ist der Upload abgeschlossen
  • Führen Sie diese Schritte mit allen Ihren Forschungsdaten sowie evtl. erstellten Dokumentationsdateien durch - löschen Sie irrtümlich hochgeladene Dateien über das Zahnrad neben ihrem Namen
  • Optional können Sie die MD5 Prüfsummen der Dateien auf Serverseite mit Ihren lokalen Versionen abgleichen, um Übertragungsfehler auszuschließen, indem sie rechts oben über dem Dateibereich auf Aktionen und dann MD5 herunterladen klicken
  • Bestimmen Sie nun eine der hochgeladenen Dateien zur Hauptdatei - durch einen blauen Stern ausgewiesen - indem Sie das Zahnrad rechts neben dem Namen anklicken (falls Sie Ihre .pdf Dokumentation zur Hauptdatei erklären, wird deren Vorschau Besuchern automatisch angezeigt)

Schritt 6

Publizieren:

Nach dem Publizieren sind Ihre Forschungsdaten für die Öffentlichkeit im Internet zugänglich und sie können diese nicht mehr bearbeiten. Insbesondere die von Ihnen eingegebenen Metadaten werden sich in diverse Indizes und Aggregatoren verbreiten. Prüfen Sie daher Ihre Publikation vorher sorgfältig. Es besteht kein Zeitdruck: Ihr Entwurf kann für mindestens 1 Jahr im Repositorium unpubliziert verbleiben.

  • Wenn alle Dateien hochgeladen und die Metadaten erfasst sind, ist ein guter Zeitpunkt, um den Entwurf noch einmal anderen beteiligten Personen aus Ihrem Umfeld zu zeigen - sie haben oft noch Verbesserungsvorschläge. Sie können dazu den privaten Link teilen, den wir rechts für Sie anzeigen.
  • Nun ist die letzte Chance, noch ein Embargo für die hochgeladenen Dateien anzulegen (z.B. mittels Embargo Datum ändern rechts oben) - wenn das Dokument einmal ohne aktives Embargo zugänglich war, können Sie das Embargodatum nicht mehr nachträglich einrichten oder verschieben
  • Haben Sie sich zur Publikation entschlossen, so klicken sie auf den Button oben rechts - je nach Ihren Zugriffsrechten ist er beschriftet mit Dokument veröffentlichen und DOI generieren (Publikation sofort), oder Veröffentlichung und DOI anfordern (Publikation innerhalb von 2 Werktagen)
  • Im Wesentlichen kann das Dokument von nun an nur noch von Administratoren bearbeitet werden und Sie erhalten eine Mail, sobald es für die Öffentlichkeit freigeschaltet ist - je nach Zugriffsrechten sofort oder innerhalb von 2 Werktagen

Wir planen, unseren Anwendern in der Zukunft die nötige Funktionalität bereitzustellen, um auch nach der Veröffentlichung noch Links zu anderen Publikationen hinzuzufügen. Bis zur Implementierung dieser Funktionalität können Sie uns kontaktieren, um solche Links hinzufügen zu lassen.

Fertig

Mit dem Eintreffen der Bestätigungsmail ist der Publikationsprozess abgeschlossen. Sollte die Mail Sie innerhalb des o.a. Zeitrahmens nicht erreichen, so kontaktieren Sie uns gerne. Der DOI ist typischerweise wenige Minuten nach der Freischaltung der Publikation registriert. Nach der Veröffentlichung stehen Ihnen noch weitere Funktionen zur Verfügung, die sie nach Anmeldung im Repositorium auf der Webseite Ihrer Publikation finden:

  • Zugriffsstatistiken
  • Sie können ein Embargodatum weiter anpassen, solange es noch aktiv ist (zum vorzeitigen Löschen des Embargos setzen Sie ein Datum in der Vergangenheit - es wird dann nach wenigen Minuten aufgehoben)
  • Ein Embargo-freier Link, den Sie z.B. an Reviewer weitergeben können, steht zum Kopieren bereit